Printea : numérisation des archives

Comment numériser efficacement vos archives : les meilleures pratiques !

L’archivage des documents d’entreprise est une tâche cruciale pour garantir la continuité et la pérennité de l’information en la rendant accessible à tout moment et en tout lieu. La numérisation offre une solution efficace pour protéger vos documents de la dégradation et de la perte.

Dans un monde en constante évolution technologique, la transformation digitale impacte les modes de travail et d’accès aux informations. Il est donc essentiel de numériser et sécuriser ses archives pour préserver la mémoire de l’entreprise et faciliter le partage de l’information.

Si vous souhaitez protéger vos documents, ne manquez pas notre guide sur la numérisation des archives, les meilleures pratiques à suivre.

Pourquoi protéger ses documents d’entreprise en les numérisant ?

Les principales raisons qui amènent les entreprises à archiver leurs documents sont :

Premièrement, numériser vos documents d’entreprise vous permettra de faire de la place dans vos locaux et de réduire les coûts liés à l’entreposage physique. Les archives électroniques peuvent être stockées sur des serveurs sécurisés tels que les coffres-forts numériques où les données sont conservées de manière fiable.

Deuxièmement, la numérisation vous permet d’accéder plus facilement à vos archives. Les documents numérisés peuvent être indexés et organisés de manière qu’il soit plus facile de les retrouver. Vous pouvez également y accéder et les consulter depuis n’importe où et à n’importe quel moment, ce qui est particulièrement utile si vous travaillez à distance.

Enfin, il est crucial de conserver les documents d’entreprise afin de les réutiliser plus tard. Donc, pour numériser efficacement vos archives, les documents définitifs doivent être bien ordonnés. Les archives constituent une partie importante de l’identité de l’entreprise, reflétant ses activités et son histoire.

Alors, pourquoi ne pas commencer aujourd’hui à numériser vos archives pour garantir la préservation de la mémoire de votre entreprise ?

Les éléments à prendre en compte pour une numérisation réussie

Choix du matériel de numérisation

Il est important de choisir le bon matériel pour numériser vos documents. Vous devez tenir compte de la qualité de numérisation que vous souhaitez obtenir, de la taille et du type de documents que vous avez, ainsi que de votre budget.

Comme l’achat des scanners représente un investissement assez important, il est préférable de choisir un matériel performant et qui se connecte au réseau informatique de la société pour une utilisation partagée entre les collaborateurs.

Sélection des documents à numériser

Il est important de déterminer les documents les plus importants pour votre entreprise, tels que les contrats, les factures, les dossiers bancaires et les dossiers de personnel, etc., et de les numériser en premier. En fait, il faut prioriser ceux qui ont une plus grande valeur, ainsi que ceux les plus récents et surtout les plus utiles.

Il va sans dire qu’il faut respecter les exigences légales en matière d’archivage. Il s’agit d’une charte, ou un ensemble de règles, un guide des bonnes pratiques valable pour les supports papier comme pour ceux électroniques.

Enfin, cette phase de sélection des documents à numériser doit s’organiser autour de trois éléments, à savoir:

● La présentation des référents archives
● Le respect des délais de conservation selon la nature des documents (déclaration fiscale, document à caractère social, document d’assurance, les factures, les actes notariés, etc.).
● La mise en place d’une procédure d’archives
● La mise en place de référentiel de classement et d’archivage

Choix de la solution logicielle

Il faut disposer d’une solution compatible avec les scanners et autres appareils d’acquisition. Outre la numérisation, le logiciel que vous allez choisir doit intégrer des fonctionnalités telles que :

● Importation des documents
● Capture rapide des documents
● Possibilité de retouche, d’ajustement, de modification de la taille, de la résolution de l’image du document scanné
● Redressement automatique des documents
● Fonction OCR
● Possibilité d’enregistrer un dossier en mode
● Possibilités de sauvegarder un dossier sous différents formats (PDF, PDF/A-3, TIFF, etc.)

Bon à savoir :

Il existe deux méthodes de numérisation : à plat et à la volée.

Stockage des archives numériques

Une fois les documents numérisés, il est important de les stocker de manière sécurisée pour garantir leur préservation à long terme. Vous pouvez choisir de sauvegarder vos archives numériques sur un disque dur externe, sur le cloud ou sur un serveur dédié, en fonction de vos besoins et de vos préférences.

Les étapes à suivre pour numériser vos documents

Préparation des documents

La première étape pour numériser vos documents est de les préparer. Cela signifie de vérifier leur état physique et de les ranger en ordre chronologique ou thématique. Il est important de ne pas omettre cette étape car une préparation adéquate peut réduire les erreurs de numérisation et faciliter le processus de correction ultérieur.

Scan des documents

Après avoir préparé vos documents, la prochaine étape est de les numériser. Vous pouvez utiliser un scanner de bureau ou professionnel selon vos besoins. Assurez-vous de suivre les instructions du fabricant pour numériser correctement vos dossiers.

Correction des erreurs de numérisation

Il est important de vérifier la qualité de la numérisation et de corriger toutes les erreurs. Les erreurs peuvent inclure des pages manquantes, des images floues, des anomalies de formatage, etc. La correction peut être faite manuellement ou avec des logiciels spécialisés.

Stockage et organisation des archives numériques

Une fois que vos documents ont été numérisés et corrigés, la prochaine étape est de les stocker et de les organiser. Il est important de choisir un système de stockage sécurisé pour vos archives numériques, tel qu’un disque dur externe, le cloud ou un serveur dédié.

Il est également important d’organiser vos archives numériques de manière logique pour les retrouver facilement à l’avenir (analyse et ajout de métadonnées descriptives, de structure, et de préservation). Vous pouvez utiliser des meta-tag, des dossiers et des méthodes de classement pour les organiser.